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[科科聊科技] 工作用 ChatWork!讓你跟 FB 和 LINE 說掰掰吧!

這次恰爾斯有機會參加 ChatWork 這個軟體服務的研討會,感覺學到了很多東西。話說工作上愈來愈多人使用通訊軟體或是社群軟體做聯繫,但真的常會公私不分吧!不論是安全性、效率、溝通上…多少還是會出包,今天體驗的 ChatWork 就是不錯的解決方案,大家可以先參考看看囉!

你這陽奉陰違的傢伙! 你是怎麼知道的!?

好久沒參加研討會了,要來多學點東西。

分享之前先跟大家介紹一下今天的主角 ChatWork

在 2000 年成立的日本軟體公司 EC Studio 其實有個特別的故事,沒想到 ChatWork 最早來自於加強他們內部溝通所設計的工具,後來因為功能愈加愈強,而且有不錯的口碑,後來就把這套推到市場,甚至在 2012 年還直接把公司名稱改為 ChatWork,在日本、美國都有他們的據點。

今天參與的這場研討會正是他們要台灣的朋友也能一起認識 ChatWork 囉!

最早為了內部會議與溝通便利,所以開發了ChatWork這個系統,後來隨著功能的演進,正式將ChatWork這對於增加工作效率的溝通 系統向外推行。在2012年時,還將公司名稱改為ChatWork,目前除了在日本與美國外,還在盧森堡成立據點。而這次獲邀參與ChatWork的研討 會,會中除了說明這系統的強大好用之外,也意味著ChatWork正式跨入台灣市場。

公司在溝通上,有大家熟悉的 Email 或是通訊軟體如:LINE、Facebook…等,但是如果你哪天離開公司,這些訊息資料是不是也一起跟著離開呢,而且員工用自己私人的帳號,於公於私都不大方便…(尤其是想在 FB 念一下老闆都不行)

Email 遜掉了嗎?

Email 應該算是公司最常用的聯絡工具,對外簡單傳些訊息還 OK,但如果只是在企業內部,很多檔案還因為太大沒辦法傳,甚至是許多垃圾郵件,每天光搞 Email 應該就可以下班了。

ChatWork 的方式主要是封閉性的系統,非常適合公司內部使用,在聯繫或是溝通上都很方便,而且根本不會有垃圾郵件。另外清楚乾淨的介面,要找以前的歷史紀錄比 Email 方便太多了,而且可以即時性的收到回覆訊息,效率上就贏了一大截。

通訊軟體問題好多

另外也有很多公司會使用社群軟體或是像 Skype 或 LINE 這樣的通訊軟體來工作,這部份最恐怖的是我們的重要訊息很快就會被洗到最下面,而且常常會把工作和私人的訊息混在一起,有的離線之後就很多事都沒辦法做,有時我們自己看到「已讀不回」似乎也會很不爽…用在工作上的話問題實在是很多啊!

真的會很想翻桌!

在這類社群軟體上,很難看到所有訊息都是工作的相關內容(應該很容易迷失),而且像是訊息的順序可能也會很混亂,不小心就會漏掉老闆交代的重要訊息了,等到發現今天是 Deadline 恐怕已經來不及了…

把大家揪在一塊吧!

現場我們就直接來使用 ChatWork 了,ChatWork 顧名思義有點像是聊工作吧!

我們如果有一個部門,其實可以建立一個群組,部門的成員也可以彼此互相聯絡傳訊。訊息方面像是回覆、引用、工作、連結…等都相當好用,訊息間也可以交辦工作任務,實在有夠方便的!

現場體驗的朋友利用這幾個簡單的方式,整個就把大家連結在一起了。

工作可以更有效率

在溝通上除了常用的文字輸入,還能傳送檔案、指派特定的人或是加一些有趣的表情符號,善用這個功能真的可以做很多事情呢!

工作最重要的就是交辦任務,透過工作管理和工作編輯,我們可以建立一個工作任務並且指派要完成的人,清清楚楚明白這是誰的工作,或是什麼時間點內要完成!

在自己的待完成工作上就看得很明白,工作歸屬也不會錯亂,這是一般的通訊軟體或是 Email 也沒辦法做到的,ChatWork 在這方面就整理得很好。

對員工來說,可以照自己的工作步調來安排事情真的很棒!老闆應該很愛這個功能,看一下 List 就知道誰沒完成工作或是卡在哪個環節,不用一個個追…

檔案共享好方便

基本上除了工作管理和群組交談之外,中間的檔案傳遞分享也很重要,我們往往都卡在這個地方。ChatWork 在檔案共享的功能上,簡單透過選取或拖曳就可以分享檔案到自己的群組裡,一般 office 文件、檔案、圖片、PDF 都可以進行共享。

而且在搜尋上也做得很好唷!(還有預覽呢)

一下就能找到你要的檔案囉!

視訊語音通話很實用!

工作多少都會要 con-call,這個時候視訊或是語音的通話就很重要了,ChatWork 在這方面也做得很好,不論是要一對一交談或是群組對談都很 OK,透過筆電的 WebCam 或是行動裝置的視訊鏡頭,遠端視訊會議都會變得很簡單。
(不知道 con-call 的可以參考我的這篇

分享桌面進行簡報也能讓會議進行的更順利!

行動裝置也沒問題

ChatWork 除了網頁版(https://www.chatwork.com)來跨平台之外,我們還可以使用行動裝置來和工作伙伴聯繫,現在全球已經有超過 46,000 家公司在用了,行動裝置方面的支援也沒有問題。

還能透過 Email 或是 Facebook 等第三方服務帳號登入。

在工作交辦上其實就跟網頁版一樣好用!

上傳檔案或回覆訊息等應用都有提供適合行動裝置操作的方式。

真的是還不錯用啦!

ChatWork 這次看中台灣的 IT 基礎環境,而且對於新的 IT 服務接受度很高,在社群軟體的使用上也愈來愈依賴,所以台灣也是 ChatWork 的重點拓展區域,希望可以讓這個好工具也能給更多人知道。用到現在覺得真的是專為工作所設計的,在溝通效率的改善方面真的很有一套,不容易遺漏待辦事項,讓大夥更能 focus 在自己的工作上,為企業量身打造的 ChatWork 真的值得用看看囉!

ChatWork 官方網站:http://www.chatwork.com/zh-tw/

行動裝置 APP 用起來超順,來下載一下吧!

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本文感謝 ChatWork 邀請體驗撰文

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